Manajemen Perjalanan Untuk Ekspedisi

Akhir-akhir ini banyak sekali libur panjang yang membuat kalian mungkin merencanakan suatu perjalanan panjang atau mungkin sebuah ekspedisi. Sudahkah alian menyusun rencana itu dengan sebaik-baiknya??. Saya aan merangkum sebuah perencanaan untuk ekpedisi yang saya dapatkan dari sebuah buku yang sangat bagus dengan sedikit perubahan sesuai dengan apa yang sedang terjadi saat ini.

Berbagai ekspedisi kini banyak dilakukan oleh kelompok-kelompok petualang atau pencinta alam di Indonesia. Mereka mendaki gunung, memanjat tebing curam, menyusuri sungai, menyebrangi lautan, atau menyelusup lubang gelap di bawah tanah. Kata "penelitian ilmiah" kadang-kadang terselip pula di antara setumpuk kegiatan penuh marabahaya tersebut. 

Apakah ekspedisi itu?? Di Ranu Kumbolo, Gunung Semeru, pernah terlihat sebuah torehan pisau di sebuah tebing tanah yang tertulis huruf besar : "Ekspedisi Semeru". Lengkap pula dengan nama-nama "penakluk" gunung itu. apa yang telah mereka lakukan? Mereka cuma mendaki gunung yang sudah ribuan kali dijejaki manusia. Mereka pun tidak melakukan sesuatu yang baru atau penelitian di satu bidang ilmu tertentu. Apa yang mereka lakukan pun tak lagi memerlukan suatu perencanaan yang rumit, lantaran Semeru bukan lagi merupakan gunung yang sukar didekati atau jauh dari keramaian manusia. 

Jadi, kegiatan macam manakah yang dimaksud dengan ekspedisi??. Berbagai kegiatan di alam mempunyai batasan tersendiri untuk suatu ekspedisi. Untuk mendaki gunung, ekspedisi bisa berarti sebagai suatu kegiatan dari kelompok pendaki gunung yang terorganisasi untuk mengeksplorasi atau memanjat gunung di salah satu dunia yang sulit dijangkau. Kegiatan ekspedisi itu dapat lebih rinci seperti misalnya, mencapai puncak yang belum pernah atau masih jarang didaki, atau memanjat gunung dari jalur baru yang belum pernah dilakukan oleh kelompok lain.

Ukuran untuk menyebut suatu kegiatan ekspedisi itu disetiap bidang memang tak sama. Pendakian gunung, penelusuran gua, pengarungan laut dan penelusuran sungai pasti berbada ukuran suatu kegiatan termasuk ekspedisi atau tidak. Semuanya memang mempunyai batasan dan ukuran tersendiri. Akan tetapi bisa ditarik persamaan yaitu :

Perjalanan atau penjelajahan untuk tujuan tertentu yang berkenaan dengan penemuan atau perintisan

Berikut saya tampilkan bagan atau tabel perencanaan dan pengorganisasian seuatu ekspedisi.

Klik untuk memperbesar ( kesalahan dalam tahap 2 harusnya pembukuan bukan pembukaan)

Tahap 1

• Tujuan : Membuat sebuah  tujuan ekspedisi tidaklah semudah apa yang diperkirakan, karena merumuskannya harus berdasarkan realitas tidak boleh terlalu berambisi. Contohnya harus sesuai dengan dana yang dimiliki. Setiap anggota harus mengetahui secara jelas ekspedisi itu. 
• Waktu : Dalam menentukan waktu ekspedisi harus bisa diikuti semua ekspedisi jangan sampai ada satu anggota pun yang berhalangan. Kemudian kita juga harus depat mengetahui waktu yang tepat dengan kondisi tujuan. Misalkan ingin mengadakan ekspedisi telusur gua tetapi tidak memperhatikan saat musim hujan. Kemungkinan akan terjadi banjir didalam gua sangat besar. Ini dapat merugikan bagi para anggota ekspedisi. 
• Peserta : Jumlah peserta harus ditetapkan dengan beberapa pertimbangan. Berapa orang peserta cukupkah dengan transpot yang ada? Berapa orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tujuan ekspedisi berdasarkan keahlian, pengalaman, dan minat peserta? Apakah jumlah peserta sesuai dengan kegiatan yang dilakukan? Apakah dibutuhkan peserta cadangan? mengingat kemungkinan cedera di lapangan sangat besar. Apakah ada kemungkinan penambahan peserta saat ekspedisi akan dimulai??
• Menentukan bidang-bidang dalam organisasi : Diperlukan pendelegasian tugas kepada bidang-bidang dalam organisasi, misalnya bidang dana, bidang publikasi, konsumsi, medis, latihan dan teknis, dan sebagainya. Ketua bidang langsung mempertanggungjawabkan kegiatanya kepada pimpinan ekspedisi.
• Anggaran keuangan : Dalam menyusun anggaran keuangan, kita harus memperhatikan semua hal-hal yang akan terjadi saat melakukan ekspedisi termasuk kemungkinan terjadinya Inflasi, perubahan kurs mata uang dan satu lagi yang terpenting kemungkinan terjadinya kemunduran waktu dalam ekspedisi. 
• Persiapan ekspedisi : Waktu untuk mempersiapkan suatu ekspedisi harus diperhitungkan secara matang. Setiap bidang harus memberikan perkiraan waktu persiapan yang dibutuhan secara terperinci. 

Tahap 2

• Perizinan : Setiap daerah atau negara mempunyai peraturan perijinan yang tidak sama. Ijin ini juga harus sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan.
• Pembukuan (booking) perjalanan : Pembukuan harus cepat dilakukan sebab jika hari libur tiket transportasi cepat habis jadi harus dilakukan dari jauh-jauh hari.
• Menentukan koordinator perjalanan : Koordinator atau ketua bidang harus dipilih dari orang-orang yang berpengalaman dan berwibawa mempunyai pengalaman sebagai pemimpin. Ketua koordinator dipilih bukan karena hebatnya dia dalam suatu bidang tetapi orang yang mampu mengkoordinasikan bidang tersebut. 
• Pembagian tugas : Sebuah pmimpin harus mempunyai sistem  yang bekerja. Dalam sistem tersebut terdapat koodinator yang betanggung jawab dam setiap bidang kemudian melakukan laporan secara berkala. 
• Sponsor atau publikasi : Publikasi di media massa seringkali penting dan berkaitan erat dengan usaha pengumpulan dana. Kemudian juga pencantuman seseorang sebagai penasihat atau pelindung yang dipilih secara diplomatis untuk kemudahan fasilitas selama ekspedisi misalnya pesawat terbang. 

Tahap 3

• Penelitian dan perencanaan : Perencanaan harus terperinci oleh setiap bidang. Kalau memang dimungkinkan lebih baik mengirim satu kelompok dahulu untuk survei di lapangan menacari informasi apapun yang dibutuhkan ekspedisi. 
• Konfirmasi : Lakukanlah pengecekan dan konfirmasi seluruh informasi yang telah masuk, sehingga data yang diperoleh dapat digunakan untuk kegiatan ekspedisi. 
• Seleksi anggota : Seseorang harus diyakinkan bahwa dia memang pantas dalam egiatan ekspedisi Seleksi ini dilakukan secara bermacam-macam sesuai kebutuhan dalam ekspedisi. 
• Pelaksanaan kerja secara terperinci : Setiap bidang harus mampu melaksankan kegiatannya secara terperinci, dan mampu mengecek bagian-bagian yang belum tergarap.
• Anggaran dan pengalokasiannya : Anggaran dana harus tepat dan masuk akal. Buatlah anggaran terperinci dalam setiap bidang. Kemudian tunjuk salah seorang yang memiliki kemampuan untuk mengatur semuanya (bendahara).
• Perencanaan di lapangan : Susunlah rencana dalam satu catatan hari demi hari.
• Komunikasi antar anggota : Perlu ditunjuk seseorang yang bertanggung jawab atas hubungan setiap anggota ekspedisi. Dia harus tahu setiap anggotanya dan sebaliknya anggota harus tahu bagaimana cara menghubungi dia. 

Tahap 4

• Briefing : Seluruh anggota akhirnya dikumpulkan untuk menerima briefing. Pada kesempatan ini pimpinan ekspedisi menjelaskan segala sesuatu yang berkenaan dengan ekspedisi, antara lain tujuan, lokasi, dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, metode, strategi dan lain-lain. 

Tahap 5

• Pelaksanaan ekspedisi : Dalam tahap ini pemimpin ekspedisi langsung menangani pelaksanaan kegiatan ini. Pimpinan haru bisa menkan kepada anggota-angotanya, bahwa keberhasilan suatu ekspedisi berasal dari kemampuan anggota untuk belajar, tinggal dan bekerja sama satu sama lain. Selalu adakan pertemuan untuk emngadakan evaluasi dan diskusi mengenai masalah yang menghadang kegiatan.

Tahap 6

• Setelah ekspedisi : Tahap ini merupakan antiklimaks, sehingga seringkali kegiatannya terulur-ulur, bahkan tak jarang dilupakan. Ada baiknya seluruh anggota dikumpulkan satu atau dua hari setelah ekspedisi disuatu tempat untuk bersama-sama membuat laporan, paling tidak laporan sementara.

Itulah tahapan-tahapan sebelum melakukan ekspedisi. Semoga bermanfaat bagi kawan-kawan penggiat kegiatan alam terbuka. Terima Kasih

Tulisan ini diambil dari buku Catatan Sahabat Sang Alam